«Стресс — постоянный спутник организатора»: как планировать подготовку мероприятия

Жизнь организатора мероприятий, или, как говорят профессионалы, ивентиста, обусловлена дедлайном. Даже его личное время зависит от той самой даты, когда все должно быть готово к началу события. Как грамотно выстроить планирование, работать со стрессом и не впадать в панику, рассказал заместитель директора Центра современных медиакоммуникаций, event-менеджер с 20-летним стажем Максим Яковенко на вебинаре «Успеть к дедлайну. Как ничего не забыть и уложиться в срок при подготовке мероприятия».

iStock

Автор: Татьяна Вятохо, стажер Проектно-учебной лаборатории экономической журналистики НИУ ВШЭ специально для HSE.Daily

Начинающие организаторы мероприятий часто совершают ошибку, когда начинают рассчитывать дедлайн с текущего дня. Например, если мероприятие через два месяца, они составляют план-график, что и в какие сроки нужно сделать, и только потом ставят крайний срок выполнения задач. «Это ключевая ошибка, потому что дедлайн нужно всегда определять с конца, с даты начала самого события», — подчеркивает Максим Яковенко. Ивентист должен полагаться на обратное планирование, обратный отсчет: основой планирования должно быть понимание, что к такому-то числу все должно быть готово. Далее определяются задачи и сроки в обратном порядке: за два дня до часа икс, за неделю и т.д.

Максим Яковенко

Оптимальный дедлайн для организатора — сутки до начала мероприятия. Например, для городской новогодней елки сцена должна быть поставлена, ключевое оборудование — смонтировано, а теплые зоны — организованы к 17:00 30 декабря, то есть к концу рабочего дня. К этому же сроку нужно успеть предупредить о предстоящем мероприятии ГИБДД, МВД и администрацию города. И только 31 декабря, за несколько часов до начала, приезжают артисты, кейтеринговые организации.

Никогда нельзя в качестве дедлайна выбирать непосредственно время начала мероприятия — в этот момент на сцену уже выходит ведущий, «все должно быть готово, все должно быть отрепетировано, все должно быть с уверенностью на 101% работать, крутиться и вертеться», подчеркивает эксперт.

Важно также, что определение дедлайна — ключевой вопрос и с точки зрения согласований. Дедлайн не может быть для всех один. Есть «дедлайн всех дедлайнов», но, вообще-то, для всех сторон процесса мероприятие разбивается на несколько направлений подготовки, и у каждого из них есть своя дата, к которой все должно быть готово. И каждую из этих дат нужно согласовать с заказчиком.

«Если вы не согласовываете все эти даты подготовки с заказчиком, то заказчик всегда будет спрашивать и нервничать», — отмечает Максим Яковенко. Промежуточные ключевые даты подготовки также помогают выстроить работу внутри команды: если вы все заранее распишете, то будет гораздо легче успеть в срок.

Если уже есть техническое задание, концепция или хотя бы предварительная концепция, нужно вместе с командой расписать все детали и нюансы в формате таблицы, которую можно так и назвать: «Направления подготовки».

В среднем таких направлений подготовки двенадцать: это может быть работа с участниками, кейтеринг, логистика в широком смысле, забота о парковочных местах и т.д. — чем больше нюансов прописано заранее, тем лучше. «Не имеет значения, проводите ли вы международный форум на 10 тысяч человек, спортивный турнир или вечеринку на 15–20 человек. Направления подготовки всегда одинаковые», — подчеркивает Максим Яковенко. Разработав этот документ, можно просчитать риски и заранее предположить, как с ними справляться.

iStock

При всей дотошности event-менеджера, внимании к деталям и исполнительности он может оказаться заложником ситуации, когда субподрядчик не укладывается в дедлайн. В практике самого Максима Яковенко это случалось. Например, при организации первомайской демонстрации водители двух автобусов вовремя не доставили творческие коллективы к городской площади — перекрыли дорогу, вся культурная программа «была на срыве». «Мне пришлось, тогда еще совсем молодому, пойти к начальнику ГИБДД и просить его, чтобы он пустил эти два автобуса к площади, к сцене. Это был сильный стресс для меня, но все приехали вовремя, и концерт начался в нужную минуту», — делится он. К подобным ситуациям нужно быть готовым, важно не теряться, действовать и стараться всегда находить решения, даже порой нестандартные.

В целом выбор подрядчика при подготовке мероприятия — ответственная задача. Максим Яковенко поделился опытом коллеги, который организовывал гастрономический фестиваль на Сахалине: тому  нужны были субподрядчики на постройку — сделать из дерева палатки, чтобы на них расположить фудкорт. Субподрядчика выбрали среди местных. Мероприятие было назначено на конец августа, и вдруг практически накануне события рабочие перестали выходить на связь. Оказалось, что в это время лосось стал заходить в реки Сахалина и все жители острова пошли добывать красную икру. Времени привезти другого подрядчика не было, пришлось уговаривать и платить дополнительные деньги тому же самому субподрядчику, чтобы он вернулся в город и достроил фудкорт. Часто приходится принимать решение: брать проверенных работников, что может стоить дороже, так как их нужно будет везти к месту проведения мероприятия, или искать более бюджетный вариант среди местных, но рисковать, констатирует эксперт. Универсального решения нет, но все риски и потенциальные сложности нужно оценивать максимально здраво.

И все же бывают ситуации, когда срыва дедлайна не избежать. Часто нужно принимать сложные и быстрые решения, что-то отсекать и корректировать. Например, у вас проходит выставка, стоит стенд, но не успели привезти для него интерактивную плазму, а через пять минут придут гости. По словам Максима Яковенко, в таких условиях плазму лучше не ставить. «Участники, когда заметят, что вы суетитесь и что-то делаете, сразу поймут, что это недоработка и провал. Они не заметят, что там отсутствует 3D-плазма, они не знают, что она должна быть на этом стенде», — подчеркивает он. Лишнюю суету в последний момент лучше не разводить — обойтись без плазмы, а если будет возможность, поставить ее во время перерыва или вечером, если выставка длится несколько дней.

Самое главное в любой ситуации, продолжает эксперт, — постараться совладать с собой, ваше внутреннее напряжение будет прорываться наружу, и у всех вокруг тоже начнется паника. «Стресс — это постоянный спутник организатора любого мероприятия», — считает он. И со стрессом нужно привыкать жить и работать. Форс-мажоры возникают у всех, независимо от опыта работы, со временем появляется умение их предвидеть и навык грамотного реагирования.

Центр современных медиакоммуникаций ВШЭ с 16 ноября запускает онлайн-курс «Event-менеджмент: создание и организация успешных мероприятий». Курс состоит из десяти модулей, общая продолжительность — четыре недели.